以前、
会社の勤怠管理を、
もっとちゃんとシステム化できないかと考えたことがある。
僕は以前、
今よりずっと大きな会社で人事の仕事をしていた。
だから今の会社に入った時、
勤怠管理をはじめ、
いろんなところに残っているアナログなやり方には、
かなり違和感があった。
紙に書く。
それを誰かが集める。
また別のところへ入力する。
結局、
同じ情報を何回も人が触っている。
「最初からデジタルで入れたらええやん」
普通にそう思った。
最後だけデジタルにしても、途中に紙があれば手作業は残る
勤怠管理をシステム化するなら、
僕は入口からデジタルにした方がいいと思っている。
最終的にExcelや何かのシステムへ入力するのに、
個人の出面が紙のままだったら、
結局どこかで誰かが転記しないといけない。
それなら、
最初から本人がスマホで入れる。
その方が自然だと思った。
紙には、
もう一つ面倒なところもある。
出面を書き忘れて、
晩飯を食べている時や、
風呂に入っている時に、
突然思い出すことがある。
でも、
その時に紙は手元にない。
「あとで書こう」
と思って、
また忘れる。笑
スマホなら、
思い出した時にその場で入力できる。
一度は、会社全体で進めるところまでいった
僕も、
いきなり勝手に会社全体を変えようとしたわけではない。
立場が管理側になったタイミングで、
一度ちゃんと提案してみようと思った。
幹部会議では、
反応もそこまで悪くなかった。
社長を含めて話をして、
おおむね僕の提案通りに話が進み、
具体的に動き始めていた。
僕としては、
「ようやく少し変えられるかも」
くらいに思っていた。
でも、最後は全部なくなった
ところが、
最終的には、
上の一声で全部なくなった。
そこまで会議して、
ある程度方向も決まって、
具体的に進めていたものが、
全部白紙。
しかも、
提案した僕の方が、
どこか余計なことをしたような扱いになった。
正直、
その時はかなり冷めた。
システムを入れられなかったことより、
みんなで決めたことまで簡単になかったことになる組織なんだ
と感じたことの方が大きかった。
会社全部を変えるのは、もういいと思った
それ以降、
会社全体を大きく変えようとは、
あまり思わなくなった。
全社的なシステムを入れるなら、
当然、
ある程度は全員に合わせてもらう必要がある。
新しい方法を覚えてもらう。
今までのやり方を変えてもらう。
そこには、
会社としての意思決定が必要になる。
僕一人が
「こっちの方が便利やで」
と言ったところで、
どうにもならない部分がある。
でも、自分たちの手間を減らすだけなら話は別
一方で、
もっと小さい改善なら、
そこまで大げさに考えなくてもいいと思うようになった。
たとえば、
出面表。
会社全体の正式な勤怠システムとしてではなく、
僕や若い従業員が、
自分の出面を楽に入力するだけ。
それなら、
「これスマホでやったら楽ちゃう？」
くらいから始めてもいい。
実際、
使ってみたい人にだけ声をかけて、
スマホから入力できる形を作った。
その時の仕組み自体は、
何百万円のシステムはいらない。出面表くらいならAIとGoogleフォームで作れた。
に書いている。
使いたい人だけ使えばいい
うちの会社には、
スマホどころか、
携帯電話自体を持っていない人もいる。
そんな状態で、
「明日から全員スマホ入力です」
なんて、
最初から無理がある。笑
だから、
今は使いたい人だけ。
スマホで入力した方が楽だと思う人だけ使う。
紙の方がいい人は、
そのまま紙。
それでいいと思っている。
ちゃんと出す人には、ちゃんと便利
実際、
普段からきっちり出面を提出している人には、
スマホ入力は好評だった。
やっぱり、
思い出した時にすぐ入れられる方が楽。
紙を持ち歩く必要もない。
ただ、
逆に言えば、
普段から何回言っても出面を出さない人は、
紙をスマホに変えたところで、
たぶん出さない。笑
仕組みを変えれば、全部解決するわけではない。
ここも、
やってみてよく分かった。
デジタル化と、人の問題は別
新しいシステムを入れたら、
仕事が全部うまく回る。
そんなことはない。
便利な道具を作っても、
使うかどうかは人次第。
入力方法を簡単にしても、
そもそも入力する習慣がなければ、
そこは変わらない。
だから、
デジタル化で解決できる問題と、
人の習慣の問題は、
分けて考えた方がいいと思う。
僕自身、最初から完成度を求めてしまう
偉そうに、
「小さく始めたらいい」
と言っているけど、
僕自身は、
結構な完璧主義だと思う。
何か作るなら、
最初からそこそこ完成度を上げたくなる。
途中の状態で使い始めるのが、
あまり好きじゃない。
でも、
小さい改善に関しては、
それくらいでもいいのかもしれない。
まず使う。
不便なら直す。
また使う。
それを繰り返す。
全社改革じゃなくても、意味はある
一度、
会社全体を変えようとして、
うまくいかなかった。
だからといって、
何も変えられないわけではない。
会社の制度そのものは変えられなくても、
自分の仕事は少し楽にできる。
一緒に働いている数人の手間くらいなら、
減らせるかもしれない。
それでも、
十分意味はあると思う。
大きく変えられないなら、小さく変えればいい
昔の僕なら、
たぶん、
「どうせやるなら全部変えた方がええやん」
と思っていた。
今でも、
会社としてシステム化するなら、
中途半端にやるより、
ある程度やり方を統一した方がいいとは思う。
でも、
それができないなら、
全部諦める必要もない。
自分が面倒だと思っていることを、
一つだけ楽にする。
使いたい人とだけ使う。
それくらいなら、
誰かの大きな決断を待たなくてもできる。
会社は変えられなくても、自分の仕事は少し楽にできる。
最近は、
そのくらいの距離感で改善していく方が、
僕には合っている。
