うちの会社では、各作業員に毎月出面表を書いてもらっている。
それを僕ら監督側の記録と照らし合わせて、最終的な勤務実績をまとめる。
昔からあるやり方だ。
紙に書く。
提出する。
確認する。
修正する。
会社としてはそれで回っている。
ただ、僕を含めてスマホ入力に慣れている世代からすると、
「これ、Googleフォームで入力できたら楽ちゃう？」
と思った。
最初は、出面管理をデジタル化したかった
もともとは、出面管理から給与計算までデジタル化して、
入力ミスを減らす。
集計を楽にする。
できれば省力化する。
そんなことを考えていた。
以前、大きい会社で人事の仕事をしていた時には、自分で関数やマクロを組んで集計を楽にすることもあった。
だから、
「これくらいなら作れるやろ」
という感覚はあった。
でも、今の会社には今の会社のやり方がある。
僕はまだ歴も浅い。
得意分野だからといって、何でも変えればいいわけでもない。
良かれと思って制度改善を提案しても、必ず受け入れられるわけではない。
なので今は、
会社全体を変えるより、自分の担当範囲で楽できるところだけ楽にする。
くらいの距離感でやっている。
Googleフォームまでは作っていた
入力フォーム自体は、先にGoogleフォームで作っていた。
作業員がスマホから、
勤務日。
現場名。
作業内容。
割合。
備考。
みたいな内容を入力する。
ここまでは普通にできる。
問題は、その後だった。
回答データはスプレッドシートに溜まる。
でも毎月、そこからデータを出して、
Excelで会社の出面表っぽい形に整えて、
印刷する。
結局、最後に手作業が残っていた。
ある時、
「いや、そのままスプレッドシートで完成形まで作ったらええやん」
となった。
会社のやり方は変えない
今回意識したのは、
新しいシステムっぽくしないこと。
会社では今まで紙の出面表を使っている。
なら、出力する見た目もそれに合わせる。
入力方法だけGoogleフォームにして、
最終的に出てくる表は、今まで会社で見慣れた形にする。
これなら、
スマホ入力したい人はスマホで入力。
手書きしたい人は今まで通り手書き。
無理に全員を変える必要がない。
月を変えるだけで、その月の勤務表が出る
完成形では、
対象月を一つ指定するだけで、
その月のデータが自動で切り替わるようにした。
日付。
曜日。
現場名。
作業割合。
備考。
必要な内容が自動で並ぶ。
日曜日だけ文字色を変える。
同じ日付で重複入力があれば、
「重複あり」
と表示する。
さらに、A4縦1枚でそのまま印刷できる形まで作った。
だから月末は、
月を変える。
ほぼそれだけ。
昔みたいに、
毎月データを出して、
Excelに貼って、
列幅を調整して、
印刷範囲を合わせる。
みたいな作業がほぼなくなった。
関数はAIに書いてもらった
今回、関数そのものはほぼAIに書いてもらった。
僕がやったのは、
「こういう表にしたい」
「この条件ならこう表示したい」
「同じ日付があったら重複って出したい」
と伝えること。
そこから、
必要な関数。
セルの参照。
条件付き書式。
印刷の形。
を相談しながら作っていった。
だから、
「大変だった？」
と聞かれても、
正直そこまで苦労した感覚はない。
自分一人で関数を調べながら作っていたら、もっと面倒だったと思う。
AIがなくても作ったと思う。でも、たぶん後回しにしてた
僕は昔からExcelの関数やマクロを自分で組むことはあった。
だからAIがなくても、やろうと思えば作ったと思う。
でも、
たぶん面倒になって後回しにしていた。
今は違う。
「これやりたい」
と相談すれば、
設計から一緒に考えられる。
分からない関数はその場で作ってもらえる。
エラーが出ても、その画面を見せて聞けばいい。
昔より圧倒的に着手しやすい。
何百万円のシステムじゃなくてもいい
昔は、
「業務をシステム化する」
というと、
業者に頼んで、
仕様を決めて、
何十万、何百万円とかけて、
専用システムを作る。
そんなイメージがあった。
もちろん、会社全体で使う大規模な基幹システムなら、それは今でも必要だと思う。
でも、
小さい会社の、
ちょっとした集計。
ちょっとした入力。
毎月の定型作業。
このくらいなら、
GoogleフォームとスプレッドシートとAIで十分作れる。
今回の出面表は、まさにそれだった。
全部変えなくてもいい
僕は今、
会社の仕組みを全部デジタル化しようとは思っていない。
使いたい人だけ使えばいい。
手書きが楽な人は、そのままでいい。
入力フォーム側にもまだ改善したいところはある。
完璧でもない。
でも、
自分が毎月やっていた面倒な作業が一つ減った。
それだけで十分価値がある。
AIを使えば、
昔なら「システム開発」って呼んでいたようなことが、普通の人でもかなり作れるようになった。
会社を全部変えなくてもいい。
まず一個。
面倒な仕事を減らす。
そのくらいからでいいと思う。
